读了100多本关于效率的书,我总结出这15个最有效的建议

2017-08-08 17:12:00
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180

十年前,差不多是这个时候,我从一级工程师晋升到高级管理层。老实说,和晋升令人兴奋一样的是,我也因晋升感到不知所措。我觉得我没有足够的时间去做我需要或者想去做的每一件事,开始觉得这一切非我能力所能承担。我不得不放弃很多东西。


我听说效率书籍可能会有帮助,所以决定去尝试读有关提高效率的书籍。我希望这些书籍能教我如何用最少的时间做更多的事。他们不仅帮我达到目标,而且也让我在其他方面表现得更好。


在阅读了100多本关于效率的书籍之后,我发现有15个关键要素可以保持高产和高效。我整理了一份发现清单希望能帮你提升效率。



1别再被动等被人给你设置deadline,要自己设定


在体制化的教育系统下成长,学生们习惯于被动接受别人给出的deadline并努力完成。这会导致一个问题:我们突然没有工作的deadline时,怎么办?因为没有紧迫感我们会更倾向于懒惰。这就是为什么学校中的佼佼者往往在现实世界中趋向平庸——因为一旦没有了被动接受的deadline,他们无法自己安排完成工作。


成功者不会等待,它们会为自己的目标设置各种deadline。当遇到那些那些别人给你设定的deadline)时,自己为自己设定的deadline会推动你突破自我。关键在于变得主动,而不是被动接受。

2像查看银行账户那样跟踪记录你的时间


我们通常会觉得已经足够熟悉自己。但是当被要求回忆的时候,我们往往不记得上周的这一天自己在做什么。 时间是我们最宝贵的资源。 我们需要像我们银行账户那样时刻查看并跟踪它,就像古语说的时间就是金钱。你总是可以赚更多的钱,但你永远不能拿回自己已经浪费的时间。


坚持做时间表记录看看你在各项任务上花费了多少时间。,甚至要记录日常/个人任务。你会惊讶地发现你在某些事情上浪费了多少时间。



3不要过分专注于你的弱点,而是尽量发挥你的优势


改善你的短处是常见的做法,但这不应该是你的主要焦点。 最重要的是最先继续完善你的优势。优势意味着你对一件事已经有了一定基础(否则这不能称之为优势),并获得了基本技能。 你应该已经有了一个稳定的想法来改进什么。 不同的是,相比其他任何方面的改进,这种增长将是指数级。


弱点/短处会造成限制,因为你需要从头开始。 一切都是如此新鲜,可能难以确定什么是有效的。 但一旦找到这些弱点,你就可以利用自己的优势(已经改进的部分)来帮助将这些弱点转化为资本。

4按重要性将任务排序,而不是按收到的顺序


不同任务之间的重要性不尽相同。常常问自己:现在要做什么? 定期对不同任务进行排序,并将重要的事情单独列出。


有时我们会有错误的认知:先收到的任务比后收到的更为重要。 一些任务具有杠杆效应,所以即使它们出现在其他任务之后,也应被优先考虑并立即完成。


比如:你打算提升演讲技巧,所以你可以通过阅读20本自我完善的书籍来达到目标。然后再决定阅读速度。那么最好的办法是首先阅速读教材,它们能够帮助你更快更有效地进行自我提升。


5贪多嚼不烂


“你不能一次吃掉一整个比萨”,虽然这个说法现在可能会受到挑战(我敢肯定你们中的一些对于一次吃掉整个比萨饼没有任何问题),关键是我们认为自己能以一己之力可以处理很多任务。然而一次吃太多可能会令人沮丧,并且最终会消磨你的积极性。


解决方案:将大任务分解成更小的、可消化的任务来有序完成,同时缓解压力。

6聪明的人知道如何分配任务


不要觉得自己可以亲力亲为每一件小事。 做得多并不意味着做得更好。 事实上,如果你接了太多任务,你很可能会犯下粗心大意的错误,因为你试图一次做太多事情。建议你意识到可以将哪些任务分配给他人,以便你可以专注于更具挑战性和重要性的任务。

7用你的大脑进行思考而非记忆


信息是无限的,记住每件事是不可能的。有一个流行的说法,“你已经忘记的比你已经知道的更多”。意思是说,信息太多以致于我们已经无法仅通过记忆来保留。我们可以使用各种工具来整理自己的想法和思路,如:电脑,笔记本,手机等。



8在一天结束时检查自己的效率


当你的一天结束时,请花时间反思自己已经完成了什么,并且可以改进什么。

问问自己这些问题:


  • 什么是我做得好的?

  • 哪些事我做得不好?

  • 为什么有些事情没有按计划执行?

  • 明天我如何能做得更好?


如果我们不反省复盘自己,就只会依靠自然成长。而成功的人专注于刻意训练,他们积极地确认并关注如何改善事情。即使你觉得自己已经做得很好,请仍然考虑还可以在哪方面改进。 总有提升空间!

9有时删除任务比添加任务更好


将定期清除没有用的东西作为一种习惯。这可以是手工杂物,小玩意儿,甚至人际关系。仔细想想,杂物不仅占用空间,而且还会影响我们的表现,因为我们有超载的物理感官。 我知道我个人需要有一个干净整洁的工作空间,否则我无法集中精力。


就像我们需要对抗周围环境的干扰,我们需要对数字空间做同样的处理——删除多余文件来为重要任务腾出空间。这样你的设备将更高效地工作,而你也不必筛选无尽的文件夹和文件来寻找要访问的内容。毕竟少即是多。



10估计任务的时间


有时,我们常常松懈地开始一个项目,而不考虑需要花费多少时间。为了解决这个问题,请遵循2分钟的规则。 如果可以在两分钟内完成,请先完成这项任务。


忽略估算过程可能会导致你浪费时间;因为你没有真正的目标,或者是你想要试图达到的最后期限。如果你没有设定标准,那么在进行重复任务时,你将不知道哪些方面需要改进并且调整效率。


例如:你正在制作鳄梨沙拉。开始之前,你认为需要多长时间?30分钟?15分钟?还是3分钟?当我们考虑手头的任务和完成任务所需的时间时,我们才会开始想如何更有效地执行这个计划。

11无论什么工作都要强化你的创造力


我们需要一点创造力来完成我们所完成的每一项任务,无论它看起来如何平凡。创造力并不总是一种自然而然的天赋,而是一种可以训练的技能。也许你并非身处文艺复兴时期,但是你可以用他们最好的方法来激发一些自己现成的想法。 我们需要一点创造力才能提高效率。


这可能涉及诸如时间管理或生产程序等任务。你需要运用自身的创造力,使现有的做法更好。

12当任务超时并且趋向贬值,知道适可而止


当项目的生产力减少时,你需要知道什么时候停止。任务超时往往伴随着贬值。 任务所用时间越长,成功的可能性就越小。当任务的进展开始下降,是时候该减少损失并重新评估游戏计划了。


比如:当一个企业意识到他们每个月都在失去越来越多的钱,他们需要改变他们的策略。



13总是假设自己知道的比自我感觉的少


因为事实是,大多数人知道的都不够多。关于任何事情的信息都是无穷无尽的。永远不要过度满足,要知道总有提升空间。仅仅因为做好了一件事,并不意味着它就不会变得更好。永远争取更努力,寻找新的见解。如果你不断寻找新的成长方式,你会成为更好的自己。最重要的是,不要让自己偷偷地自大或着有外在的傲慢。保持谦逊。这样你会从你的同龄人和你的追随者中获得更多的尊重。

14认清你的即时满足并抛弃它


你可能认为你没有即时的满足感,但每个人都有。只是大多数人不太了解自己。这是你不需要为之付出努力的事,却让你充满了足够的自信和觉得不再需要努力的成就感。什么是你的即时满足感?找出自己的即时满足感并克服它。

比如:你的老板总是夸奖你,几乎到了溺爱的地步。因为你总是听到类似你做得不错的表扬,你就会觉得自己不需要付出更多。但是为了进步,你应该更努力来达到更卓越的水准。

15从大局开始,从小事着手


从开始就明确要着手的最终目标。然后,为了达到这个最终目标,需要按先后顺序分解每一项任务。请仔细检查手头的任务,问问自己:它是如何融入到全局的并且是否真正必要完成。你能把时间花在不同的任务上吗?不要盲目地工作。永远要考虑长远目标和你正在为之所做的努力。


 

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